Od czego zacząć organizację wesela?
Przed telefonem do sali lub usługodawcy najlepiej ustalić datę albo dwa możliwe terminy, orientacyjną liczbę gości i planowany budżet. Bez tych informacji trudno uzyskać przydatną wycenę. Jeśli część rodziny przyjedzie spoza Gorlic, od razu należy zapytać o noclegi, miejsca parkingowe i możliwość dojazdu po przyjęciu. Przy wyborze sali znaczenie ma też to, czy ceremonia i przyjęcie odbędą się blisko siebie. Przejazd między miejscami trzeba uwzględnić w godzinowym planie dnia.
Podczas oglądania sali dobrze sprawdzić nie tylko ustawienie stołów, ale też miejsce do tańca, dostęp do łazienek oraz warunki na wypadek upału lub deszczu. Liczbę gości warto podać z niewielkim zapasem i zapytać, do kiedy można ją ostatecznie zmienić. Menu wymaga podobnej dokładności: trzeba ustalić liczbę dań gorących, sposób podania napojów, posiłki dla dzieci i osób z ograniczeniami dietetycznymi oraz koszt obsługi po ustalonej godzinie. Cena za osobę nie zawsze obejmuje dekoracje, tort, alkohol czy poprawiny.
Co ustalić z fotografem, zespołem i pozostałymi usługodawcami?
Przy fotografii i filmie sama cena pakietu mówi niewiele. Należy zapytać, od której godziny trwa praca, ilu wykonawców będzie na miejscu, ile zdjęć zostanie przekazanych i kiedy będzie gotowy materiał. Dobrze obejrzeć pełną relację z jednego wesela, a nie tylko wybrane kadry. Z zespołem lub osobą prowadzącą muzykę trzeba omówić godziny występu, przerwy, repertuar, prowadzenie zabaw oraz nagłośnienie ceremonii, jeśli jest potrzebne. Florysta i dekorator powinni wiedzieć, kiedy mogą wejść na salę i kto odpowiada za demontaż ozdób po przyjęciu.
Rezerwacja, zaliczka i zmiany planów
Przed wpłatą należy dostać pisemne potwierdzenie terminu, zakresu usługi i pełnej ceny. W umowie powinny znaleźć się terminy płatności, zasady rozliczenia dodatkowych godzin oraz warunki zmiany daty lub rezygnacji. Trzeba też sprawdzić, czy wpłata jest zaliczką, czy zadatkiem — ich rozliczenie po odwołaniu wesela może się różnić. Przy kilku umowach pomocny będzie jeden terminarz z datami wpłat i terminami przekazania ostatecznej liczby gości. Kilka tygodni przed uroczystością należy ponownie potwierdzić godziny przyjazdu wszystkich wykonawców i wskazać osobę, z którą będą kontaktować się w dniu wesela. Dzięki temu sprawy techniczne nie trafią do pary młodej w trakcie przyjęcia.