Zgłoszenie zagrożenia a kontakt w zwykłej sprawie
Pożar, widoczne zadymienie, wypadek z osobami poszkodowanymi czy inne bezpośrednie zagrożenie życia i zdrowia należy zgłosić pod numerem alarmowym 112. Numer telefonu podany przy jednostce straży pożarnej w katalogu nie zastępuje numeru alarmowego. Podczas zgłoszenia trzeba podać miejsce zdarzenia, powiedzieć, co się stało, oraz odpowiedzieć na pytania operatora. Jeśli zagrożenie występuje w budynku, pomocne będą również numer piętra, informacja o osobach, które mogły pozostać w środku, i opis najłatwiejszego dojazdu. Nie należy kończyć rozmowy, dopóki operator nie przekaże dalszych wskazówek.
W sprawie, która nie wymaga natychmiastowej interwencji, kontaktuje się z właściwą jednostką w godzinach obsługi interesantów. Może chodzić o ustalenie sposobu przekazania pisma, pytanie dotyczące ochrony przeciwpożarowej albo kontakt w sprawie lokalnych działań informacyjnych. Przed wizytą dobrze potwierdzić telefonicznie, czy dana sprawa jest prowadzona pod wskazanym adresem. Adres jednostki nie musi być adresem punktu przyjmowania interesantów, a obecność strażaków na miejscu nie oznacza, że sprawę administracyjną można załatwić bez wcześniejszego ustalenia terminu.
Do której jednostki skierować sprawę
Państwowa Straż Pożarna i ochotnicze straże pożarne pełnią różne funkcje. Sprawy urzędowe związane z ochroną przeciwpożarową należy kierować do właściwej jednostki PSP, po wcześniejszym ustaleniu, czy należy ona do jej zakresu działania. Z OSP kontaktuje się natomiast między innymi w sprawach dotyczących działalności konkretnej jednostki, lokalnych inicjatyw lub członkostwa. Nie każda jednostka prowadzi obsługę interesantów ani wydaje dokumenty, dlatego sama nazwa „straż pożarna” przy adresie nie przesądza, gdzie można złożyć wniosek.
Przygotowanie do rozmowy i wizyty
Przed telefonem w sprawie pisma lub zgłoszenia niealarmowego należy przygotować dokładny adres obiektu, krótki opis sprawy oraz dane umożliwiające kontakt zwrotny. Jeśli sprawa dotyczy budynku albo prowadzonej działalności, mogą być potrzebne informacje o jego przeznaczeniu i dokumentach, których dotyczy pytanie. Przy wcześniejszej korespondencji pomocny będzie numer sprawy lub data wysłania pisma. Podczas rozmowy można ustalić właściwego adresata, sposób złożenia dokumentów i ewentualną konieczność umówienia wizyty. Wymagania zależą od rodzaju sprawy, więc przed przygotowaniem załączników należy potwierdzić je w jednostce, która będzie ją rozpatrywać. Dokumentów przeznaczonych do rozpatrzenia urzędowego nie należy zostawiać w siedzibie innej jednostki tylko dlatego, że znajduje się bliżej miejsca zamieszkania.